EDI-2024年問題対策

EDI(Electronic Data Interchange)の2024年問題とは?
受発注業務を始め、出荷、請求、支払など、あらゆる場面でEDIを使った企業間で電子商取引が行われていますが、この便利なEDIも2024年のタイミングで電話回線を利用環境では使えなくなる問題が懸念されています。 EDI自体が無くなるわけではありませんが、2024年の1月から順次、各都道府県の加入電話網(PSTN)によるデータパケット通信サービスが終了となる為、利用企業側は、2023年末までに、それにあわせてEDIサーバーのリプレイスなど、環境の見直しに迫られている状況です。

EDI2024年問題の背景とは?
現在のEDIは、NTTが1980年代から提供している公衆回線、ISDN回線上でデータパケット通信が可能なサービスです。光回線やxDSLの普及によって当該回線の需要も低下。日本国内都道府県に設置しているそれらを制御する機器の維持も徐々に難しくなっていきました。それでも、2000年初頭から期限を延ばして延命措置を施してきましたが、いよいよその限界がやってきたということです。

EDIサーバーのリプレイスの難しさと、甘い見通しの危険性
さて、このEDIの2024年問題の対策についてですが「その時が近づいた頃に、自社リソースで何とかする方向で検討すればいいだろう」と考えている企業が多いようですが、果たしてその時が来た時に自社のリソースで問題なく対処できるのでしょうか。

実はEDIサーバーのリプレイスは想像以上に多くの時間を要します。新システムの構築や導入テストなど基本的なステップに負荷がかかるのはさておき、例えばEDIを使って取引をしている関係会社との調整など、外的要因によってプロジェクトが遅延することもあれば、各社との技術的な調整で苦戦したりと、見えないリスク、隠れた工数がたくさんあるのです。

さらに、時間経過とともに業界全体でシステムの入れ替え需要は高まっていき、いよいよ2024年付近となるとピークを迎えていることでしょう。そんな中、想定外の困難に直面してしまうケースが最も危険で、外部業者の支援を受けたくとも対応を辞退をされてしまったり、費用が極端に高騰化する可能性が高いのです。

期限までに対応できないと、EDIを使った企業間の重要な情報の交換ができないという最悪の事態に成りかねないため、比較的余裕のある早期に準備を始めることが重要となる訳です。

そもそもEDIの運用は「人的負荷が高い&属人的な業務となりやすい」
システムリプレイスを実現できたとしても、その後の運用の業務負荷についての問題も残ります。EDIの保守運用業務としては、システム監視、障害対応、仕様変更、ハードウェア更新、ソフトウェアバージョンアップなど多岐に渡る一方で、それぞれ深い知識も求められるが故に、属人的な業務となりがちです。特定の人が居なければ対応が困難であったり、特定の人に負荷が集中してしまっているのもよくある話です。

EDIを自社の設備と要員で行っているケースではこういった運用管理の悩みを良く聞きます。マネジメント層もこういった属人的な業務=リスクと捉えています。属人的と言えば「次世代EDIに関する知識」も非常に属人的な知識となりがちなので避けたいですよね。こういった観点から「できることなら人に依存せず、自社設備を持たないでEDIを実現したい」と考える企業が増えるのも自然な流れでしょう。

EDI運用業務全体をBPOへ。リプレイスのタイミングが最適?
サーバーのリプレイスにも困っていて、その後の運用にも課題を抱えているのであれば、リプレイスのタイミングでその後の運用業務全体も業者に任せてしまうというのも良い選択肢になるでしょう。

EDI運用業務全体をカバーしたBPO(Business Process Outsourcing:業務運用外部委託)サービスであれば、自社設備を持たずして、BPO業者が自社の社員に代わって運用まで代行してくれます。それを前提とした形で、EDIサーバーのリプレイスも任せてしまうという作戦です。

サーバーのリプレイスとその後の運用の両面をBPOすることで、2024年以降もビジネスを途切れることなく継続でき、EDI業務運用コストを軽減、属人リスクを軽減させることができる一石三鳥な選択肢となります。
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リプレイスのタイミングでは業務/データの流れを可視化すると効果的
このBPOを実現するためには、自社の現状の業務の流れ(業務プロセス)であったり、データの流れを業者に伝える必要があります。

しかし、EDIは一度接続先を設定すると、後は問題が起きない限りほとんど手付かずで運用できるという特性から、属人化の温床となりやすい業務であったりもします。ドキュメント化もされていない=特定の人の頭の中に情報があったり、それを把握できている人が散り散りになっていたりするのです。特に、企業独自の特殊処理が含まれている場合、それらを整理する事が非常に重要になります。

こういったケースでも、現状の業務(As-Is)を可視化することで、属人化してしまっている業務を明らかにすることができます。また、業務プロセスだけでなくデータの流れについても同時に可視化することで、より現状のEDIの状況を正確に把握することができるでしょう。

このような現状業務の可視化を自社で事前に行っておくことで、EDIのリプレイスをスムーズに進めることができます。また、その可視化自体も難しいといった場合、業務プロセスやデータの流れの可視化も含めて業者にお願いしてしまうという手もあります。

EDI BPOでお任せ!業者選定の4つのポイント
それでは、EDIシステムを含めたEDIに関する全ての業務運用を実現してくれる業者を探す際には、どのようなことに注目すれば良いのでしょうか。そこには4つのポイントがあります。

①EDIシステムに精通している業者
EDIシステムには、大きく2つの機能が必要です。

1)規定通信プロトコルによるデータ通信
2)交換される電子データ処理

日本国内には、多くの規定されたEDI通信プロトコル(通信方式)が存在しますが、大きくは現在のPSTNを利用した通信プロトコル、Internetを利用した通信プロトコル(次世代プロトコル)に分類され、前者には、全国銀経協会規定、日本チェーンストア協会規定があり、後者には、国際規定を含めた数多くのプロトコルが使用されています。それらのEDI通信プロトコルに精通している事はもちろん、リプレイス後における急な通信プロトコル変更においても短時間で対応できる業者が良いでしょう。

また、交換される電子データは、多くの場合、そのままでは、自社内システムには取り込めませんので、自社内に合わせた電子データへの変換や、付加情報を合わせた電子データ処理が必要となります。(フォーマット変換、分割、集合、文字変換、等)ほかにも、企業毎に存在する特殊な処理(例:企業特有マスタ情報の取り込み 等)も必要な場合があるでしょうから、それらの電子データに関する処理への対応についても確認しておくことをオススメします。

②EDIシステムへの事績がある業者
EDIは、1980年代から一般企業に普及されてきて現在まで約40年の歴史がありますが、そのEDIシステムの長い歴史を業者として実体験して社内にノウハウが蓄積されている業者を選ぶと良いでしょう。

③きめ細かいEDI BPOサービスコンテンツを持っている業者
EDI BPOサービスと言っても、その幅、奥行きは各サービス業者によって異なります。それらをしっかりと見極める為にも以下のようなきめ細かい対応をしてもらえるサービス業者を選ぶと良いでしょう。

1. EDI BPOサービスを細分化して選択できるコンテンツ化されている。
2. それぞれのサービスコンテンツが、明確に説明されている。
3. 同サービスコンテンツに含まれていない、企業特有に必要な業務をサービス化できる事。
4. 取捨選択し、途中からでも実施でき、不要なサービスを中止できる様な使いやすいサービス契約形態である事。
5. 定期報告に加え、企業の課題改善に積極的に対応する姿勢を持った業務もサービスとしている事。
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④保守以上の運用が可能な業者
単にEDIシステム、および保守・サポートを外部委託するだけでは無く、主体性を持った業務運用を実現する事が重要ですので③に加えて、以下のような単純な保守サービス以上のサービスを提供している業者を選ぶと良いでしょう。

1)寄り添うサービス
お客様の心配を取り除く、安心・安全・安定のシステムおよびサービスを実現し、常に企業の側に居る姿勢をもってサービスに取り組む。
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2)主体性の有るサービス
企業より常に先行する対応・改善を心掛け、企業への総合対応を目的としたサービスに取り組む。

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3)企業戦略に寄与するサービス
EDI BPOサービスを中心に、企業に生かせる最新テクノロジーの提供と、企業のIT戦略に寄与できるサービスを提供している。

ydc_edi_system_04.png EDI BPOサービス業者を選ぶ際には以上の様なポイントを参考に、単なるEDIシステムのアウトソーシングやEDI機能のサービスの提供ではない、将来においても自社のベストパートナーとなりうる業者であるかどうかを意識して選別すると良いでしょう。

EDIの2024年問題の対策はBPOで解決できる

•EDIシステムのリプレイスは早めに準備をしておく
•リプレイスのタイミングでその後の運用まで任せるのが楽
•ノウハウや実績を持った単純サービスに留まらない業者を選定する

EDIのサーバーリプレイスとその後の運用を楽に、確実に進めるためには、これらのポイントを意識してお取り組みになるとよいでしょう。下記から詳しい資料を無料でダウンロードと不明点があればお問い合わせができるので、こちらもぜひ参考にしながら、EDIの2024年問題への対処を推進なさってください。

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【参考情報】▼EDI Expressサービスを動画でチェック▼

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