目指すは目標達成!KPI設定で予算管理の必須アクションを探る

2019.12.10

こんにちは、YDCのサイです。

予実管理で決められた目標を達成するには、一人ひとりのメンバーがビジョンを共有し、目標達成までに的確なアクションを積み重ねることが大切です。ここでは、そんな取り組みを実現するために役立つ、KPIの設定についてお伝えします。

もくじ

  1. 1.予算管理に必要なアクションは何か?
  2. 2.目標達成の指標となるKPIとは
  3. 3.予算管理でKPIを設定する理由
  4. 4.KPI設定は「SMART」を意識するのがポイント
  5. 5.KPI設定で予算管理の目標達成を現実化しよう

予算管理に必要なアクションは何か?

予算管理で大きな目標・ビジョンが設定され、事業責任者に通達されました。ところが、具体的にどのような取り組みが必要か漠然としていて、目標達成までの戦略やアクション策定が大変である。そんな課題が身近にないでしょうか?

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予算管理により導き出された目標が、「昨年度の実績より〇%向上」といった形だった場合、数値としては非常に明白でかつ的確です。しかし、現実的にはその数値を達成するために必要なアクションが、判然としないケースが珍しくありません。

適切な目標が提示されたにもかかわらず、一人ひとりのメンバーのアクションやビジョンに課題が残り、達成に至らないという状況は少なくありません。今回は、そんな状況を脱するための「KPI設定」の重要性についてお伝えしていきます。

目標達成の指標となるKPIとは

KPIとは、企業における目標達成の過程を明確にするための指標のことです。英語の「Key Performance Indicator」の頭文字を略したもので、日本語では「重要業績評価指標」と呼ばれることもあります。

基本的に、KPIでは目標達成と因果関係のある数値など、定量的に測定できるものを指標として設定します。たとえば、売上・新規顧客獲得数・リピート率・解約件数などがKPIとして設定されることがよくあります。

KPIを設定すると、目標達成の過程の“見える化”ができるようになり、現状の進捗確認がしやすくなるのがメリットです。これにより、目標達成までのアクションの改善がしやすくなり、最終的には達成につながります。

予算管理業務では実現性があり、かつ企業の成長を促すような目標を設定することが大切です。適切な目標を設定したら、次は目標を達成するための適切なアクションが必要となります。KPIの設定で現場の取り組みを方向づけましょう。

予算管理でKPIを設定する理由

予算管理で掲げた目標を達成するためには、KPIの設定が有効です。KPIを設定すると、目標達成までに取り組むべき具体的なアクションが明白になります。

そもそも企業としての最終目標は規模が大きく、一人ひとりのメンバーにとっては、自分の取り組みがどのように寄与するか見えにくいという問題があります。日々の業務との関連性を実感できず、当事者意識を持つことが難しい場合もあるでしょう。そこでKPIから具体的なアクションを設定することで、仕事の優先順位や取り組むべき業務が“見える化”されるのです。

また、KPIに基づき設定した可視化されたえアクションにはチームの方向性を統一し、目標へ向けて誘導する役割もあります。目標達成のための業務が具体性を欠いてしまうと、メンバーが自分の仕事にだけにとらわれてしまうことがあります。その結果ビジョンの共有が薄れ、異なる方向へ向かってしまうことがあるのです。

目標達成へ向けての共通認識を作ると、メンバーがチームとして団結しやすくなります。異なる業務に取り組むメンバー同士にも、同じ目標へ向けてアクションを行っているという意識が芽生え、互いに協力して士気を高めることができます。このようにKPIの設定は目標の達成には必要不可欠といえるでしょう。

KPI設定は「SMART」を意識するのがポイント

実際にKPIを設定するとき、参考にしたい基準として「SMART」が挙げられます。これは、「Specific」「Measurable」「Achievable」「Related」「Time-bounded」という5つの項目の頭文字を取ったものです。

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KPIを適切に設定するために役立つ、それぞれのポイントについてお伝えしていきます。

・Specific
具体的であることを指します。明白に実現の手段がわかることが大切です。たとえば、誰のアクションでどのような数値を達成するのかが、明らかになるよう設定します。抽象的な表現や曖昧な設定は避けると良いでしょう。

・Measurable
計測できることを指します。数値化ができ、かつ定期的な計測を行えることで、目標達成の進捗を把握できるようにします。また、メンバー間でその情報を共有できることも重要です。

・Achievable
達成可能であることを指します。現実的に設定ができていないKPIは、達成が期待できないだけでなく、メンバーのモチベーションダウンを引き起こすおそれもあるため注意しましょう。KPIは根拠に基づき設定します。

・Related
最終目標と関連性があることを指します。最終目標と因果関係のないKPIを達成しても、メンバーの評価に繋げにくく、矜持を傷つけてしまう可能性もあります。最終目標とKPIの間に齟齬がないことを確認しましょう。

・Time-bounded
期限があることを指します。KPIをいつまでに達成するのかを、具体的に決めておきましょう。期限を設定しなければ、取り組みの優先度が不明瞭となり、達成が先延ばしになってしまうことがあります。

KPI設定で予算管理の目標達成を現実化しよう

予算管理で適切な目標を提示したにもかかわらず、達成に至らないという場合、KPIの設定を見直してみましょう。KPIを設定し最終目標の達成までに必要なアクションを洗い出すと、プロセスの問題点が可視化されやすくなり、メンバーのモチベーションを高める効果も期待できます。

予算管理は、適切な目標を設定し、それを達成することで企業を成長させるためにある業務です。企業が目指すべき目標を設定しても、いつまでも達成できなければその後の成長につながらず、本来の業務の意味が失われてしまいます。目標設定だけでなく、目標達成までの戦略を立てて取り組むことが重要です。

また、予算管理システムを導入することで、KPIに関連するさまざまな数値の管理がしやすくなります。売上の推移はもちろん、財務指標もリアルタイムで確認可能です。定量的であることが重視されるKPIですが、具体的な数値をモニタリングするために予算管理システムを導入して、最終目標の達成を実現しましょう。

今回は、予算管理の目標達成を目指すうえで欠かせない、KPIの設定についてお伝えしました。多くのコストがかかる予算管理業務を企業の成長に活かすために、ぜひ参考にしてみてください。

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