予算管理の精度を高めるには?予算編成シミュレーションのポイント

2019.08.06

こんにちは。YDCのサイです。

予算管理の精度を高める際に用いられる「予算編成シミュレーション」。予算編成シミュレーションとは将来的な経営活動の予算をシミュレートする施策です。作業は詳細かつ膨大となる一方、高い精度でなくては意味をなしません。
そこで今回は、予算編成シミュレーションを行う際の手順や、その工程におけるポイントについてご紹介します。

もくじ

  1. 1.ボトムアップ予算をトップダウン予算と比較し近づける
  2. 2.シミュレーションを行うために集計データを掘り下げる
  3. 3.事業部損益予算の構成数値を調整して改善をはかる
  4. 4.結果を過去のデータと比較する
  5. 5.予算編成シミュレーションを的確に行うにはシステムの利用がベスト

ボトムアップ予算をトップダウン予算と比較し近づける

予算編成の方法には、トップダウンとボトムアップの2種類があります。それぞれを組み合わせるなどして最適な予算編成を実施しましょう。

-- トップダウン予算とは?

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企業組織における上層部が意思決定を行い、現場がその指示に従って動くことを「トップダウン」と呼びます。上層部が設定した予算に対して、現場がそれを遂行する予算編成の方法のことをトップダウン予算といいます。

 

 


 

-- ボトムアップ予算とは?

企業組織において、現場で動く従業員が上層部に意見を伝えることで意思決定が行われる方式を「ボトムアップ」と呼びます。ボトムアップ予算とは、現場で予算の原案を作成し上層部に提出する形で予算編成をする方法です。

-- 予算編成のポイント

多くの企業ではトップダウン予算とボトムアップ予算が混在した形で、予算編成が行われています。一般的には、上層部が大まかな予算の方針を発表し、それに対して現場がより具体的な予算を設定して最終的に予算編成の担当部署が調整を行い近づけるという編成方法があります。トップダウンとボトムアップのメリットを、どちらも生かした予算編成の方法です。シミュレーションを行うことにより精度が高まります。

シミュレーションを行うためには、このような予算編成のフローでは、複数の従業員が業務に携わることから、作業が煩雑になりやすいといえます。特にExcelファイルで予算管理を行っている場合は、予算管理担当者の膨大な編集作業の手間がかかるだけでなく、誤操作などの人的ミスにも注意が必要です。
会社の規模が小さい場合には、業務を特定の従業員に任せることができ、目立った問題は生じないかもしれません。しかし、膨大な数値データを取り扱う業務では、データベースを用いたシステムを使ったほうが、圧倒的に効率が高まります。

シミュレーションを行うために集計データを掘り下げる

予算数値の確実性を高めるためには、予算編成シミュレーションで人数、単価、為替レートなどの係数の影響を試算した後、ドリルダウンによる集計データの掘り下げが有効です。ドリルダウンとは、あるデータに対する集計項目を、より詳細に集計することを指します。

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予算編成でチェックを行う際は、全体の予算、セグメント別の予算、ブランド別の予算、部門別の予算、製品群の予算、顧客別の予算といった形でデータを掘り下げ、階層ごとに適切な予算管理がなされていることを確認していきましょう。予算編成に関わるExcel等の数値データの量は膨大であり、末端の数字まで確認していくには工数がかかります。しかし、経営活動の課題を浮き彫りにするためには、これらの一つひとつの数値が関わってくるため、予算シミュレーションと分析は欠かせない業務といえるでしょう。

ドリルダウンで課題を見つけるうえで注意しておきたいのは、あらかじめ課題を仮定したうえでデータを分析することです。行き当たりばったりで分析を行い、結果として課題を発見できなかった場合には、作業自体が損失となってしまいます。特に、予算管理業務をExcelで行う場合には、専門的なシステムを利用する場合と比べて、データの取り扱いに際して手間が発生しやすくなるため注意しましょう。分析にかかるコストを抑えるためにも、作業効率を高める方法の検討をおすすめします。

事業部損益予算の構成数値を調整して改善をはかる

期待する予算により近づけるために、見積もり予算における構成数値を変更して調整を行いましょう。ここでは、事業部損益の予算がどのような数値から構成されているのかを確認し、目標達成へ向けて上方または下方へと修正していきます。

予算編成シミュレーションを実施すると、予算編成上で何を下方修正し、何を上方修正させれば経営目標を達成できるかを、構成要素別に割り出すことができます。たとえば特定の製品の売上が3%伸びれば目標を達成できるような場合、営業部に対して、該当製品のセールスを強化するように具体的な指示できるようになります。もちろん、状況によっては数値の下方修正が必要となるかもしれません。

利益率の低い製品の製作・販売予算を下方修正するとともに、利益率の高い製品の予算を上方修正することで売上アップが見込めます。構成数値を調整して、より精度の高い予算編成を目指しましょう。このとき、構成数値の変更に伴い他の値が自動的に変化する仕組みがなければ、重大なミスにつながりかねません。このような詳細な調整にも対応できるように、全体の整合性がとれる予算管理システムを活用すると安心です。

結果を過去のデータと比較する

予算管理では、過去のデータとの比較を行うことで課題を発見すれば、しだいに情報の精度を高めることができます。予測との乖離をリアルタイムで確認し、最終的な実績と比較しながらPDCAを回していくことが、今後の予算編成シミュレーションの精度を高める材料になります。そのため、過去の予算編成シミュレーションの結果は、必ず保存しておきましょう。

予算編成シミュレーションを的確に行うにはシステムの利用がベスト

冒頭でも触れたとおり、予算編成シミュレーションとは将来的な経営活動の予算をシミュレートする施策です。作業は詳細かつ膨大となる一方、高い精度でなくては意味をなしません。その意味で、Excelを使った管理では不十分ともいえるでしょう。各項目でもお伝えしているとおり、本格的に精度を高めるなら予算管理ツールの導入が推奨されます。各工程ではじき出されたデータや分析結果がデータベース内でシームレスにつながり、分析も確実でスピーディー。作業を行うスタッフの人件費削減にもつながります。なお、「現在は規模が小さいからExcelで十分」とお考えになる方もいらっしゃるでしょう。しかし、データは積み重ねが肝心です。保存した予算編成シミュレーションと実績を照らし合わせ、時期により精度の高い予算管理を行うためにも、予算管理システムの導入がおすすめです。

今回は、予算管理の精度を高めるためのポイントについてご紹介しました。より正確に、効率良くデータを取り扱うためには、予算管理システムの活用が有効です。ご紹介したポイントを今後の予算管理にお役立てください。予算管理の効率化について、株式会社ワイ・ディ・シーまでお問い合わせをお待ちしております。

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