自社でEDI業務を運用してはいけないわけ

2020.10.13

本記事担当のマツです。

今回は、EDI業務の悩みどころ、解決方法の一例をご紹介します。

もくじ

  1. 1.1.EDI業務とは?
  2. 2.2.EDI業務の悩みどころ
  3. 3.3.原因と解決策
  4. 4.4.さいごに

1.EDI業務とは?

EDI業務では、様々な作業を実施しています。以下に挙げる作業はほんの一部です。

・EDI業務の保守・監視
EDI業務が正常に稼働しているかを確認し、障害が発生した場合は、原因を特定し解決するまで対応します。

・取引先の設定変更に伴う作業
取引先との調整、また、通信が行われない休日等での設定変更対応が必要となります。

・EDIシステム更改時の作業
システム更改する際、新しいシステムの要件をベンダーと詰め、システムの使い方を教わり日々運用できるようにします。

2.EDI業務の悩みどころ

EDI業務で、難しいと感じられる場面を以下に挙げてみました。

・EDIシステムでの障害対応
EDIシステムでは、専門で従事している人がいないことも多いため、ナレッジがたまりにくいのが実状です。社内で初めて遭遇する障害だった場合などは、障害の目星を付けるだけでも時間がかかってしまいます。

障害の原因は、通信機器の障害や通信自体の失敗、通信相手での問題発生など多岐にわたり、しかも自責であるとは限りません。さらには、取り決めた時間内に処理を完了させないと取引先からクレームを受け、信用が低下するだけでなく、賠償問題に発展する可能性すらあるのです。

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・夜間、休日での対応
多くのEDIシステムは、昼夜問わずに稼働しています。その場合、障害は夜間や休日でも発生する可能性があります。このため、常に対応ができるよう、体制を組まなければいけません。

・EDIシステムの保守
EDIシステムでは、ハードウェアの老朽化、動作しているアプリケーションのアップデート、OSのアップデートについても定期的に確認しておかなければなりません。

また、それぞれの保守サポート窓口が別の場合も多く、定期的に棚卸をしないと、気が付かないうちにサポートが切れていたことにもなりかねません。

・EDIシステムの更改
EDIシステムは専門的な機器や、プロトコル、ミドルウェアで構成されています。そのため、EDIの更改時においては、専門的な知識が必要です。

また、新しいシステムに移行すると保守範囲が増え、新しい知識の取得が必要など、更改の費用だけでなく教育にもリソースを割かなければいけません。さらに直近では、固定電話回線(PSTN)廃止に伴い、EDIシステムの更改が求められます。多くは、更改後のプロトコルとして、インターネット系の手順を選択します。電話回線での通信に比べ、インターネット通信では、高度なセキュリティ設定が求められるため、より専門的な知識が求められます。

3.原因と解決策

1章で書いたEDI業務の悩みどころについて、原因を表でまとめてみました。

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上記原因は、EDIサービス業者に業務を委託することですべて解決できます。

・ EDIシステムの障害対応
EDI業務をEDIサービス業者に一任することで、迅速な対応ができます。これにより、EDI業務によるダウンタイムがさらに短くなることが期待できるだけでなく、EDIの観点から、現状抱えている問題点を洗い出して分析してもらうことで、業務改善が見込めます。

・夜間、休日の対応
EDIサービス業者が、夜間、休日についても対応します。夜間、休日に発生していた作業をEDIサービス業者が代行するので、EDIシステムの障害対応に追われることはなくなります。

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・EDIシステムの保守
EDIサービス業者が提供するEDIサービスを利用するため、保守のサポート期間を意識する必要がありません。サポート期間の棚卸をする必要がありません。取引先からの要望などについても、EDIサービス業者が対応することで、自社がEDIにかける時間が減り、その他の業務に注力できます。

・EDIシステムの更改
EDIプラットフォームについても、業者が提供するサービスを利用することで、定期的な更改などを考慮する必要がなくなります。また、更改後の運用も、専門家であるEDIサービス業者が担当するので、社内教育にかける時間も不要となります。

4.さいごに

ここまでEDI業務の悩みどころや、解決方法の一例を書いてきました。止まることが許されないEDI業務を専門家に委託することのメリットがお分かりいただけたと思います。

YDCでは、EDIサービスとして、EDI Expressを提供しておりますこのサービスは、EDIプラットフォームの提供と、EDI業務を丸ごと運用するサービスで、日々のシステム監視や障害発生時の対応など、日々発生するEDI業務をYDCがお客様に代わって行います。

EDI Expressでは、EDIシステムの専門家として、問題が発生したときだけでなく、普段からも、業務を通じてお客様に寄り添ったサービスを展開いたします。

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