業務効率化としてのRPA

2019.07.22

初めまして、本記事担当のマツです。

働き方改革や、業務効率化という言葉が最近よく聞かれるようになりました。
それらを解決する方法として、RPAという言葉は出ているものの、RPAを使って何を行えばいいかわからない方も多いかと思います。
そもそもRPAとは何でしょうか。業務効率化ができるとされているRPAについて、簡単に紹介します。

もくじ

1. 1.RPAとは？
2. 2.RPAの特徴
3. 3.RPAを行う業務について考える
4. 4.RPAを最大限に活用するには
5. 5.まとめ

RPAとは？

RPAは「Robotic Process Automation /ロボティック・プロセス・オートメーション」の略語で、これまで人間が行ってきた定型的なパソコン操作をソフトウエアのロボットにより自動化するものです。
例えば、Aのデータから、Bというソフトウエアを使って、手作業でCに出力する業務を行っていたとします。
手で行っていた業務を完全になくして、ロボットによって自動でBからCに出力できるようにするのがRPAの機能です。

次にRPAにはどのような特徴があるか、考えてみることにしましょう。

RPAの特徴

RPAの特徴として、「教育費が無駄にならない、人より多くの作業ができる、正確に作業ができる」ことが挙げられます。

・教育費が無駄にならない
業務を行う際に、人でもロボットでも、教育が必要です。人の場合、教育を行い、理解したうえで業務遂行しますが、退職や、休職等で当人がその業務に就けない場合、代替する人に遂行してもらわなければなりません。その場合、都度教育が発生するため効率が良いとは言えません。
RPAでは、上記のような心配をする必要がありません。

・人より多くの作業ができる
繰り返し行われる仕事については、ルーチン化されているものがほとんどです。RPAで行えば、人が手作業で数時間かけて行っていた作業でも、数秒のうちに実行が完了するものもあります。人は同じ作業の繰り返しは苦手ですが、RPAは休まず実行できるため、効率化が図れます。

・正確に作業できる
繰り返し行われる作業については、何回も人の手を介して、手順を進める必要がありました。その際に一度でも誤って作業を行ってしまうと、すべての作業がミスとなってしまいます。しかし、RPAでは、事前に判断基準を入力してしまえばその通りに作業が実施されるので、作業ミスを心配する必要がありません。

RPAを行う業務について考える

RPAを導入するにあたり、対象となる業務について考えてみましょう。
業務は、大きく分けると、定型業務と非定型業務に分類されます。

・定型業務とは
定型業務とは、作業内容に一定のパターンがあり、手順化が可能な仕事です。具体的な作業や進行上の手順が一つ一つの作業ごとに決まっている業務です。

・非定型業務とは
新製品の企画・開発、対外的な交渉など個人の思考力、判断力、経験が要求される仕事です。その場その場で行う作業に変化がある仕事です。

RPAは繰り返し行われる作業や、パターンが決まっている作業が得意なため、定型業務をRPAに任せることで割かれていた人員を、非定型業務に集中させることができます。

RPAを最大限に活用するには

RPAを導入するためには、業務を、定型業務と非定型業務に分解する、または定型業務を作り出す作業が必要となります。RPAを導入した効果を最大限にするために、定型業務が多い場合と、非定型業務が多い場合とで、どのような違いがあるかを考えてみることにします。

業務が属人となっている場合、上の図の通りそれぞれ作業手順が異なるため、そのままだと手順化できない作業となり、RPAを導入したくとも導入ができません。作業を標準化し、その手順をもとにRPA導入を進めていけば、導入前のプロセスを崩すことなくスムーズにRPAを導入し業務を効率化することができます。

まとめ

RPAを導入するためには、現在行われている業務を理解し、作業を標準化しておくことが必要と分かりました。少しでも、業務負担軽減の参考になれば幸いです。