システム導入で予算管理のスピードと質を大幅改善!

2017.12.12

第1回は「予算管理の落とし穴」として、Excelによる予算管理のミス、トラブルなどの"あるある"を、
そして前回の
2回ではそれによってもたらされる経営上の大きな課題「スピード」と「精度」を深堀してご紹介しました。
今まで当たり前だったExcelによる予算管理が、実は経営管理業務の大きな弊害となっていることにお気づきいただけたのでは、と思っております。

今回は、予算管理におけるシステム導入のメリットをご紹介します。

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まず社内を見渡してみてください、ここ十数年の間に各所で何らかのシステムが導入され、業務の効率化や質の向上が起きているはずです。が、経営管理業務、とりわけ予算管理は"Excelでもできてしまう"という理由ゆえに優先度が低くなりがち。

ですが弊社でも、Excelからシステムに切り替えたことによって「どうしてもっと早く導入しなかったんだろう」という声が各所から挙がるほどの実感を得ました。皆様にも、システムの導入により大きな改善効果が期待できることを知っていただきたいのです。

 

■1.大幅な業務効率化

もっとも目に見える改善効果が業務効率化です。まず、それまでExcelであるがゆえに発生していたミス・無駄なやり取り・修正・チェックなどが一気に解消されます。

      1. 必要なときに、必要なデータが素早く取得できる
      2. 別システムやデータベースからの入力や転記がいらない
      3. 一元化されるため、数式やマクロの修正やファイルのバージョン管理が不要
      4. 属人化が解消されるため、いつでも誰でも正確かつ最新のデータを扱える
      5. 組織や科目の変更が起きてもフォーマットの変更などが必要ない
      6. 手作業によるミスが起こらないため余計なチェックが必要ない

目下の集計作業が効率化されるため、業務全体のスピードがアップし、資料作成に手いっぱいで分析にまで手が回らなかったり、ギリギリの徹夜作業になったりといったことがありません。皆様の負担を大きく減らすことができるのです。

【急な方針転換にも即座に対応できる】

経営者や経営方針が変わった場合、それまでと報告様式や集計方法、そもそものKPIの考え方がガラリと変わります。Excelによる予算管理だと、この大きな転換に対応するのはかなり大変。しかしシステムによる一元管理がなされていれば、今までまったく気に留めていなかったようなデータもすぐに取得でき、新しいKPIに即座に対応できます。

■2.正確な分析、質の高い提言ができる

業務効率化によるスピードアップが実現することで、正確かつ精度の高い業務遂行が可能になります。過去のトレンドとの照らし合わせ、最新状況の反映が迅速に行えることで、着地との差分を正確に見極めながら最終的な予算を、確かな根拠を伴って作り上げることができるようになります。

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また、それまで集計作業に割いていたリソースを分析やアウトプットに充てることができるため、報告様式も最新状況に合わせたものにブラッシュアップでき、経営会議の議論も活発化するでしょう。常に新たな視点を取り入れた経営に踏み出すことができるのです。

【内部統制もスムーズ】

システムによる一元管理ができていれば、内部統制も容易です。現場担当者、マネージャー、経営管理の担当者、そして経営者まで、一定のレギュレーションと承認フローに則って数値の入力や取得が行えるため、「この数値は誰が承認したのか?」といった責任の所在も明らかで、数値の曖昧さや確認の出戻り工数も発生しません。

予算管理におけるシステムの導入は、大きな課題であるスピードと精度の両面で大きな力を発揮します。ですがこれだけではありません。YDCではさらに、「精度」の部分から一歩進んだ「見通し管理の実現」こそがもっとも大きな効能であると感じています。次回、こちらをご紹介させてください。