あなたも陥っていませんか?予算管理の落とし穴

2017.09.19

ビジネスソリューション事業本部 対馬

私どもYDCのミッションは、システムの力によって企業の成長を後押しすること。その我々が今、「お力になりたい!」と強く感じている分野があります。

それが、予算管理。

経営の方向性を示す、会社の道しるべである「予算」を立てるにあたり、旗振り役である経営企画あるいは経理部門の皆様が大変な苦労をされていることを強く感じております。定期的に発生する非常に重要な業務でありながら、旧態依然の管理手法で効率化や精度の向上がなされず、大変な思いをされている方も多いのではないでしょうか。

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本コラムでは、そんな皆様のヒントになれたら......という思いでスタートいたしました。実際に弊社でも見直して効果を実感している「予算管理のシステム化」に焦点を当ててお伝えしていこうと思います。

Excelメタボに陥っていませんか?今すぐチェック!

多くの企業ではExcelで予算管理を行われているかと思います。Excelは誰でも操作ができて、確かに便利。ですが、経営に関する"大量のデータ"を"迅速に扱う"という点において不向きであることは否めません。

ここで、多くの企業で陥りがちなExcel管理の落とし穴をチェックしてみましょう。どれも日々お話をお伺いする中で出てきた"あるある"であり、お恥ずかしながら弊社でも経験してきたものばかり。当てはまった方は、Excelメタボの可能性があり、Excel予算管理からの脱却を真剣にご検討いただいたほうがいいかもしれません。

Excel操作のあるある】

    1. 会計システムの実績データをExcelに転記していて、それだけで手間がかかる
    2. 前月のシートをコピーして変更しており、差分を見る箇所がわかりにくい
    3. コピー元の関数がそのまま残っていて、おかしな数字を参照していることがある
    4. 転記する箇所を間違えて、誤った数字を報告してしまったことがある
    5. 長く続けていく中で計算式がどんどん複雑になってしまい、修正が恐ろしい
    6. 作業途中にいくつものバージョンができてしまい、最新がすぐにわからない

【進行上のあるある】

    1. 作業後に、間違いがないかチェックの時間をわざわざ設けている
    2. 現場担当者による入力ミスの確認・修正がよく起こる
    3. 各部門からの提出が遅れがちで、毎回ギリギリあるいは徹夜作業が起きてしまう
    4. 担当者不在で作業が進まないなど、属人化になりがち
    5. 誰がどこを修正したのか把握できず、作業が遅れることがある
    6. ようやく実績を出せたと思ったら、すぐに次月の実績報告に追われる
    7. Excel集計に時間がかかりすぎて、分析に時間がかけられていない
    8. Excel集計の時間を見越して、決算の何ヶ月も前に来期の予算に取り掛かっている

いかがでしたか? まだまだいくらでも出てきそうですが......皆様、大なり小なり同じようなご経験をお持ちかと思います。私どもも一昔前までは、同じような問題を抱えておりました。また以前、弊社セミナーで予算管理の実情や課題についてアンケートを行ったところ、以下のような結果が出ております。

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おわかりいただけるでしょうか。約70%の方が、予算管理の業務効率に課題を感じており、残りの約30%の方が予算管理業務の仕組みや精度そのものに課題を感じていらっしゃいます。

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予算編成、予実管理、そして業績報告。毎月、毎年と必ず行われ、経営者の期待も大きい業務でありながら、「Excelでできてる」という理由によって進化が遅れがち。その現場は思っている以上に疲弊しているのが実態で、私どもはこれを深刻な課題であると感じております。

現在のExcel予算管理を続けることにより、どのような弊害が出てくるのでしょうか。次回は本来あるべき予算管理の姿と照らし合わせながら、その課題を改めて明らかにしたいと思います。