契約書の捺印申請を電子化。

お客様に聞く

導入前

無駄な業務を一掃しようという全社運動(WH運動)の中で、契約書の捺印申請業務をワークフローに沿って行えるように電子化したかった。

導入後

DataSpider BPM Suiteにより、各部門がWebから申請を行えるシステムを実現。問い合わせや管理台帳作成などの無駄な業務を廃したことで、大幅なコスト削減を達成した

既成概念にとらわれないユニークな発想の商品で知られるブランド「無印良品」を世界中で展開する株式会社良品計画。同社は、各部門にとって煩雑な業務の一つであった「契約書の捺印申請」をDataSpider BPM Suiteによって電子化した。そして、さまざまな部門がこのシステムによって業務効率化の恩恵を受けたことが高く評価され、同社の“良い事は2倍。ムダは半分。”という取り組み「WH運動」において、見事、ゴールデングラブ賞を受賞した。

株式会社良品計画

本社 東京都豊島区東池袋4-26-3
設立 1989年6月(登録上1979年5月)
資本金 67億6,625万円
年商 1,580億円(2013年2月期営業収益)
従業員数 5,271名(パートタイム社員3,886名を含む/2013年2月期)
店舗数 国内直営262店舗、商品供給店117店舗、海外206店舗(2013年2月期)
URL http://ryohin-keikaku.jp/
http://www.muji.com/jp/(無印良品HP)
※2014年1月現在

もくじ

  1. 1.煩雑だった契約書の捺印申請を電子化 コストを削減し契約更新漏れも解消
  2. 2.利用実績のあるDataSpider BPM Suideを選定 ワイ・ディ・シーとの二人三脚で困難を克服
  3. 3.問い合わせのコスト「414万9000円」を削減! 全社的な業務効率化で“ゴールデングラブ賞”受賞

煩雑だった契約書の捺印申請を電子化
コストを削減し契約更新漏れも解消

「わけあって、安い」をキャッチフレーズに、1980年に西友のプライベートブランドとして誕生した「無印良品」。人気ブランドの企画開発・製造から流通・販売までを行っているのが良品計画だ。良品計画では、30年近く同じ仕組みで契約書の捺印申請を行っていた。それは、まず申請部署が紙の申請書に申請内容を書き込み、契約書の原本と一緒に上長の承認を経た上で総務課に渡すというフローだった。

数多くの店舗を抱え、商品ジャンルの幅も広く、商品アイテム数が7000以上にのぼる同社の場合、店舗の不動産契約や商品の製造委託契約、金型の製造契約など年間で2600もの契約手続き業務が発生する。しかも、それぞれの契約書ごとに社長や取締役、部課長の捺印など、決裁権限に応じた捺印が必要だ。そのため、紙による捺印申請では申請部門から「まだできていない?」「今はどこで止まっているの?」といった問い合わせも多く、また更新すべき契約書の期限切れについての管理も、部門によっては把握し切れていなかった。総務課としても、紙ベースのため、契約書が現在どこにあるのかを把握しづらく、また契約書の管理台帳もExcelに入力して作成していたため、入力ミスが起こってしまうという課題も抱えていた。総務課への問い合わせは毎日、電話で5件ほどもあり、1つの問い合わせがあると、状況を調べて折り返し返答するまでに30分から1時間を要するなど、この業務に対するスタッフの負荷は無視できないものだった。

そこで、良品計画の総務課では2013年上半期の全社改善活動「WH運動」の一環として、契約書の捺印申請の電子化に着手することにした。良品計画の総務人事担当 総務課長の長屋裕明氏は、今回の開発プロジェクトに踏み切ったきっかけについて次のように述べる。「契約書の捺印申請を出す側も、そしてまとめる私たち総務課も、多大な労力を費やしていましたので、以前からなんとかしたいと考えていた。そこで捺印申請の電子化を当課のWH運動の1つに据えることは、ちょうどいい機会であると判断しました」良品計画ではさまざまなワークフローソリューションを検討したが、情報システム部門のアドバイスなどもあり、最終的にDataSpider BPM Suiteを採用することにした。DataSpiderBPM Suiteを選定した理由について長屋氏はこう語る。「他の申請システムをはじめ、当社ではいくつかのシステムですでにDataSpiderBPM Suiteを活用していた。使う側からしてもシステムが1つにまとまっていた方がいいですし、情報システム部門から推奨されたことも確かに大きかったのですが、他社のワークフローソリューションでは実現できず、実装をあきらめていた承認者の決定ロジックやイレギュラー対応の処理について、ワイ・ディ・シーさん(以下、YDC)にBPM相談したところ、DataSpider suiteによるBPM-EAI連携という手法で解決できることがわかり、これが決定打となりました」

利用実績のあるDataSpider BPM Suideを選定
ワイ・ディ・シーとの二人三脚で困難を克服

システムの開発は、アプレッソのパートナーであるYDCとの二人三脚体制で行われた。YDCのSOAソリューション部BPMアーキテクトグループ笠井洋平氏は「単純に現行業務をそのままシステム化するのではなく、現行の課題を解決して、あるべき姿に改善するのが当社プロジェクトを進める上での基本方針です。そのためにも業務のプロである良品計画様には本プロジェクトに深く関わっていただく必要がありました。ただし、数多くの現行業務をこなしながらのプロジェクト参画となるため、ご負担が少しでも軽くなるようプロジェクトを進める必要があり、セッション時間は1時間、セッションは週2回開催と曜日と時間を事前に取り決め、そのセッションを効率的に進めることを最重視しました。具体的には良品計画様から簡単なワークフロー案とシステム画面のイメージを提出してもらい、それを受けてYDCがDataSpider BPMを使用して画面モックとフロー図を作成し、実物を見ながらセッションを行うことで両社ともイメージが掴みやすく、セッション中にも改善点をそのまま実物に反映していくことで、抜け漏れのない“使えるシステム”の開発につながると考えたからです」と述べる。

一方の長屋氏も「申請部門の負荷を抑えるためにも、基本的にワークフローは変えたくなかったので、極力、現状のワークフローに合わせたシステム構築を心がけました。申請者が見えるようにとか、承認者などにメールを飛ばすようにとか、さらにはExcelでの管理に代わって表を自動生成できるようにするなど、さまざまな要件をYDCさんに注文し、それに応えてもらいました」と語る。総務人事担当 総務課の小勝健夫氏も「申請部門が契約書の期限を把握できずに、契約期限が切れたままビジネスが進んでしまうような事態を回避したかったので、電子メールによるアラート機能は絶対に不可欠でした。そうした細かいニーズをYDCさんにきちんとフォローしてもらいました」と語る。

また、同じく総務人事担当 総務課の天野松巌氏は、開発途中での課題をYDCとともに解決した経緯について次のように語る。「300以上もの店舗を有し、本社の部門も数多くあるので、組織情報や承認のルートを決めるのが大変でした。たとえば、申請時に当該部署の課長として決めたものが、電子メールによるアラートの時には、別部署に異動になった場合はどうするのかといった、イレギュラー対応に苦労しました。この解決には、承認者の決定ロジックをDataSpider Servistaに持たせる仕組みを提案いただきました。つまり承認者決定ロジックを外部に持たせることで、組織変更などにも柔軟に対応できるシステムが実現したのです」

問い合わせのコスト「414万9000円」を削減!
全社的な業務効率化で“ゴールデングラブ賞”受賞

こうしてわずか2カ月間という短い開発期間を経て、2013年9月17日に契約書の捺印申請システムはプレ・カットオーバーを果たした。そして紙の申請と併行しての移行期間を経て、10月1日から全面移行を果たした。電子化による効果は多々挙げられる。まず、入力時に画面でデータを再チェックできるように工夫を凝らしたことで、入力ミスが激減して差し戻しが少なくなった。審査する側も、必要な入力箇所がきちんと埋まるようになったため審査しやすくなったと言う。また、倉庫に保管する契約書原本の管理台帳をExcelで作成する作業も自動化できた。それまで3人のスタッフが毎日1時間以上もかけて行っていた業務がゼロになった。各申請部門が「進捗状況」について自席PC画面で確認が可能となったことによる問い合わせ削減も合わせて、問い合わせにかかるコスト削減効果を試算したところ、年間414万9000円にもなることがわかった。エンドユーザーからも、申請期間が短くなったことや、現在の承認状況がすぐにわかることなどが高く評価されている。

このように総務課のみならず、さまざまな部門において改善効果があったとして、契約書の捺印申請システムは2013年上期WH運動のゴールデングラブ賞を受賞した。その成果を受けて総務課では、今後、訃報の申請など他の申請業務にもシステムを活用していく構えだ。また他部門からも「稟議書もシステムに載せてもらいたい」といった問い合わせがあるといいう。

最後に、長屋氏は今回のプロジェクトを次のように振り返る。「私たちはシステム開発については素人ですが、YDCさんは専門用語をわかりやすい言葉に置き換えて説明してくれました。トラブルが起きた場合には親身かつ迅速に相談に乗ってくれたり、ミーティングではいまどこまで来ていて、今日のゴールはここで、何を解決すべきかを示してくれたりと、YDCさんとの二人三脚があってこそ、このプロジェクトを成功できたと実感しています」

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。

  • 取材日時 2013年12月
  • 株式会社良品計画のサイト
  • 記載の担当部署は、取材時の組織名です。
  • 本事例は株式会社アプレッソの了解のもと、一部編集したものです。
  • DataSpiderは株式会社アプレッソの登録商標です。その他の製品名、会社名は各社の登録商標もしくは商標です。

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