株式上場に向け、短期間でfusion_placeを導入し、予算管理体制の強化と整備を実現。

お客様に聞く

■移行前

  • 社内体制整備の一環として、予算統制業務の強化が急務
  • Excelによる集計・管理作業が限界
  • 入力・転記ミスや集計ミス等のリスクが内在

■移行後

  • 予算統制業務の迅速化と業務負荷の軽減を実現
  • 定型処理の自動化と非定型処理の柔軟性を実現
  • 経営者層や現場からの要望について、柔軟に対応できる体制を確立

ホテル経営を中心に事業を展開する株式会社グリーンズ(以下、グリーンズ)では、予算管理業務の効率化、迅速化を実現するためにfusion_placeを採用。その導入および運用をワイ・ディ・シーがサポートしています。導入の経緯と成果について、株式会社グリーンズ 財務経理部 次長 山本 学氏(写真右)および、課長 渡辺 彩氏(写真左)に詳しく伺いました。

株式会社グリーンズ

住所 三重県四日市市浜田町5-3
代表者 代表取締役社長 松井 清
設立 1964年1月8日(創業:1957年7月15日)
資本金 1,781,660 千円
従業員数 2,087名(正社員628名・パートナー社員1,459名)(2017年6月末日現在)
事業内容 ホテル・レストラン・コンベンション・ホテル経営に関するコンサルティング

創立以来、半世紀にわたり三重県四日市市を起点として、ホテル経営の近代化と生産性の向上を追求している。現在、ホテル軒数で世界第2位のホテルチェーンである米国チョイスホテルズインターナショナル社の日本でのマスターフランチャイジーとして、「コンフォートホテル」ブランドを中心に、宿泊主体型のエコノミーホテルを全国展開しているチョイスホテルズ事業。そして、中部地区を主な出店地として、宴会場や「日本料理みやび」等の料飲施設を併設したコミュニティータイプのホテルを中心に、種々の業態のホテルを展開するグリーンズホテルズ事業。この二つを事業の柱としている。2017年3月、東京証券取引所市場第二部および名古屋証券取引所市場第二部に上場を果たした。

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              グリーンズが運営するホテル(写真提供:株式会社グリーンズ)

もくじ

  1. 1.■予算統制業務にfusion_placeを利用
  2. 2.■経営課題として予算統制の強化が急務
  3. 3.■デモを見て、実現したい予算統制業務が実現できると判断
  4. 4.■予算統制業務の迅速化と業務負荷の軽減を実現
  5. 5.■ワイ・ディ・シーへの評価と期待

■予算統制業務にfusion_placeを利用

-- fusion_placeの利用状況について教えてください。

予算策定から予実管理までの一連の予算統制業務にfusion_placeを利用しており、次年度の予算と3年間を対象とする中期計画を管理しています。

予算策定に関しては、約80のホテル店舗を含む約150の部門でデータを入力、ワークフロー機能を使用して、各エリアや事業部門ごとに集計・確認を行った後、最終的に事業本部の承認を経ます。それと同時にリアルタイム集計、統合と管理をタイムリーに実現しています。収集した予算は、fusion_placeに定義している定型帳票で集計・分析、またさまざまな切り口でデータを抽出し、Microsoft Excel(以下、Excel)に取り込み分析しています。

予実の進捗管理に関しては、主管部門だけでなく各部門が、会計システムやホテル管理システムから取り込んだ実績データと比較し、定型帳票やExcelで集計・分析を行っています。また、必要に応じ、事業部門とfusion_placeの画面でデータを確認しながら打ち合わせを行うこともあります。

fusion_placeの利用画面サンプルイメージ

-- fusion_placeのシステム体制について教えてください。

クラウドサービスとして利用しているので、システムの運用やサポートはワイ・ディ・シーに任せています。

■経営課題として予算統制の強化が急務

-- fusion_placeを導入した経緯を教えてください。

この数年は株式上場に向けて社内体制の整備と強化に取り組んでおりました。業務の効率化を実践するとともに、予算統制の強化が重要な経営課題の一つとなっていました。

一方、現場では、各部門におけるデータ入力や、本部における集計・分析作業全てExcelを用いていたため、ファイルのやり取りやデータの再入力等の作業が繁雑で、集計や分析作業に膨大な時間を要していました。また、ビジネスの拡大にともない店舗数が増えたこともあり、担当者にかかる負担もさらに急増し、次のような課題が顕著化していました。

  • チェック作業や確認作業等が業務のボトルネックとなっていた。
  • 集計・分析作業が属人化していた。
  • 店舗や経営層からの予算データに関する要望に、柔軟かつ迅速に対応できない。
  • 視点や基軸を変えた集計やシミュレーションが容易にできなかった。

このような課題をクリアして、迅速かつ柔軟な予算統制体制を短期間に確立するためには、従来の業務環境の延長ではなく、新たに予算統制に特化したソリューションを導入することが有用だと判断して、fusion_placeの導入にいたりました。

■デモを見て、実現したい予算統制業務が実現できると判断

-- fusion_placeを選んだ理由を教えてください。

複数の予算統制に特化したソリューションを検討する中、ワイ・ディ・シーの中部支社で開催されたセミナーに参加しました。

fusion_placeのデモや説明を詳しく聞き、当社が実現したいとイメージしていた予算統制業務を実現できることがわかりました。同時にワイ・ディ・シーという信頼できる相談相手ができたことで、具体的な要望を伝えて、システム的な不明点を解消したり、提案を受けたりすることができるようになったことが、本格的に導入を進める起点となりました。

fusion_placeを選んだ具体的なポイントは、次の通りです。

  • 各部門から上がってくる予算データだけでなく、会計システムの金額データやホテル管理システムの数量や指標データを、データベースで一元管理できる。
  • 予算策定や予実管理に必要な処理を自動化・定型化できる。
  • 集計処理のパフォーマンスが良い。
  • fusion_place内でデータを深掘りして分析することができ、Excelにデータをエクスポートすることも容易にできる。また、Excelのデータをインポートすることもできる。
  • 組織に合わせたアクセス権を設定できるので、セキュリティも担保される。
  • 稼働実績が豊富で、信頼性も高い。
  • クラウドでの運用が可能。
  • ワイ・ディ・シーにおける導入実績やノウハウが豊富なので、安心して導入できる。
  • ワイ・ディ・シーが当社の要望を上手く汲み取ってくれるので、理想に近い機能や運用環境を実現できる。

■予算統制業務の迅速化と業務負荷の軽減を実現

-- fusion_placeの導入効果について教えてください。

予算統制に関するデータを一元管理できるようになり、データも迅速に処理できるので、次のような効果を上げることができました。

【効果1】予算統制業務の迅速化と業務負荷の軽減
入力・承認されたデータが直接反映されるので、これまで本部側で作業していた集計処理等によるタイムロスが解消され、リアルタイムで業務を遂行できるようになりました。

また、定型帳票による処理はもちろん、データの抽出やシミュレーションも迅速に処理できるので、Excelによる処理と比較して、大幅な時間短縮と業務負荷の軽減が図れました。

結果、導入前には対応が難しかった中期の計画策定、連結の予算・中計・見込みも、担当者の負担を増やすことなく対応できるようになりました。

【効果2】予算データの統制
ワークフローにより各部門で入力されたデータが、エリアマネージャ等複数の担当者によって確認され、リアルタイムに集計されるので、承認を得た最新データで予算統制業務を実施できるようになりました。

当たり前のことかもしれませんが、予算の策定や予実を管理する上で数値が担保されているということはとても重要です。

【効果3】経営者層や現場への柔軟な対応
fusion_placeの導入を契機に、定型帳票に関しても全面的に見直しを図り、導入後も随時、追加・修正を実施しています。

経営者層や現場の要望を迅速に帳票へ反映することで、正確な経営状況の把握や判断の迅速化をより強力に支援できるようになりました。

また、必要なデータを容易かつ迅速に抽出できるので、非定型のレポートやデータ分析に関しての柔軟な対応や、多様な視点からのシミュレーションが可能になりました。

■ワイ・ディ・シーへの評価と期待

-- 導入時に苦労したこと等はありましたか。

当初は年度変わりのタイミングで利用を開始し、次年度の予算策定からの本格活用を予定していましたが、前倒しをして当年度の修正予算策定もfusion_placeで行うことになりました。結果的に、二つの導入業務を並行して行うような形となり、時間的な余裕がない中で、ワイ・ディ・シーの柔軟かつ迅速な対応に助けられました。

また、帳票の見直しもボリュームが多く、一つ一つ実施しなければならないので大変でしたが、ワイ・ディ・シーに粘り強く対応してもらえたので、とても助かりました。

-- 約150部門が対象ということで、導入時に現場での混乱はありませんでしたか。

事業部ごとに導入のトレーニングを実施しましたが、ワイ・ディ・シーにもサポートしてもらい、スムーズに利用を開始することができました。導入時に大きな混乱もありませんでした。

また、予実データを確認する際、これまで各部門から本部の担当者に都度、問い合わせをする必要があったのですが、fusion_placeを使って各部門が直接データを確認できるようになり、現場からも喜ばれています。

-- ワイ・ディ・シーへの評価や要望等があればお聞かせください。

仕様検討の際に何がどこまで実現可能で、コストがどのくらいかかるのかを明確に示してくれたので、当社としても優先順位を明確にして仕様を判断することができました。担当者のレベルが高く、導入検討時より丁寧かつ迅速に対応してくれたので、安心して導入を進めることができました。また、サポートがチケット制なのでわかりやすく、当社には合っていると思います。

おかげさまで、fusion_placeによる予算統制業務を開始することができました。今後は、使いこなして行くフェーズへと進んでいかなければなりませんので、引き続き相談に乗ってもらうと同時に、提案や他社における活用方法等に関する情報提供にも期待しています。

お忙しい中、貴重なお話をお聞かせいただきありがとうございました。

  • 取材日時 2017年9月
  • 株式会社グリーンズのサイト
  • 記載の担当部署は、取材時の組織名です。

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